Vierzehn geöffnete Browser-Tabs, jeder mit einer anderen Antwort auf dieselbe Frage. So sah mein Bildschirm aus, kurz bevor ich aufgehört habe, mein DSGVO-konformes Kontaktformular im Alleingang zusammenzubasteln. Als Solopreneurin mit einer druckfrischen eigenen Website wollte ich nur, dass Kundinnen mir schreiben können, ohne dass mir dabei eine Abmahnung droht. Die Rechtssicherheit, die ich dafür brauchte, kam am Ende nicht aus einem der vierzehn Tabs, sondern aus einem Generator, der mich durch die richtigen Fragen geführt hat.
Kurzer Transparenz-Hinweis vorab: Dieser Text enthält Affiliate-Links zu den Tools, die ich getestet habe. Kaufst du darüber etwas, bekomme ich eine kleine Provision, für dich bleibt der Preis gleich. Notiert habe ich mir das Ganze wie in einer Art Tagebuch, aber was jetzt folgt, ist bewusst die technische Zusammenfassung statt der ganzen Geschichte. Ich bin keine Juristin, sondern Texterin. Für eine verbindliche Einschätzung deines Einzelfalls brauchst du trotzdem eine Fachperson.
Diese Fragen stellt ein DSGVO-Generator für dein Kontaktformular
Bevor ich überhaupt beim Formular selbst war, kam eine Frage, die ich nicht erwartet hatte: ob ich für die Tools, die im Hintergrund laufen, eigentlich einen AV Vertrag brauche. Das war mir aus meiner sonstigen Recherche zwar schon bekannt, im Formular-Kontext hatte ich es komplett ausgeblendet. Was die Datenschutz-Grundverordnung im Kern von einem simplen Kontaktformular verlangt, hat sich für mich erst durch diese Fragenkette sortiert, nicht durch stundenlanges Lesen von Paragrafen.
Genutzt habe ich am Ende den DSGVO Schritt-für-Schritt Generator, weil er in einer Sprache mit mir gesprochen hat, die ich auch nach einem langen Arbeitstag noch verstehe. Renée, eine Grafikdesignerin, die ich über eine DSGVO-Facebook-Gruppe kennengelernt habe, ist bei kostenlosen Tools grundsätzlich skeptischer als ich. Nachdem ich gesehen habe, wie viele Lücken ein rein manuell erstelltes Formular haben kann, verstehe ich ihre Vorsicht besser.
Auch unerwartete Detailfragen kamen im Prozess vor: ob meine Google Fonts lokal eingebunden sind, hatte ich vorher schlicht nie hinterfragt. Genauso wurde ich gefragt, ob auf derselben Seite Drittanbieter-Inhalte wie eingebettete Videos laufen, die ohne Einwilligung eigene Daten senden könnten. Peinlich wurde es an der Stelle, wo herauskam, dass ich Monate zuvor einen Facebook-Pixel eingebunden hatte, ohne vorher überhaupt eine Nutzereinwilligung einzuholen. Ein Fehler, der mir ohne die Fragen des Generators wahrscheinlich noch lange nicht aufgefallen wäre.
Reicht die Checkbox allein für ein rechtssicheres Kontaktformular?
Nein, reicht sie nicht, auch wenn viele WordPress-Plugins das genauso verkaufen. Die Checkbox ist nur die Eingangstür, hinter der weitere Bausteine stehen müssen, damit das Ganze überhaupt trägt.
Die Datenschutzerklärung, auf die die Checkbox verlinkt, habe ich getrennt aufgesetzt. Wie man die im Detail formuliert, ist ein eigenes Thema für sich. Sobald auf derselben Seite Cookies oder Tracking laufen, kommt zusätzlich die Frage der Cookie-Einwilligung dazu, die wiederum eigene Regeln hat. Und im Hintergrund läuft ohnehin die Impressumspflicht mit, die zwar nichts direkt mit dem Formularfeld zu tun hat, aber trotzdem zur Grundausstattung jeder Website gehört.
Meine Faustregel seitdem: Jedes Feld im Formular muss ich in einem einzigen Satz begründen können, warum ich es überhaupt abfrage. Fällt mir dazu nichts ein, fliegt das Feld wieder raus, egal wie praktisch es für meine Kundenverwaltung wäre.
Serverstandort und Sicherheit: was der Generator zusätzlich prüft
Ein Punkt, den ich komplett unterschätzt hatte, war der Serverstandort meines Hosters. Ich wusste zwar, wer mein Hoster ist, aber nicht, wo genau die Daten physisch liegen. Ein Detail, das bei einer manuellen Liste locker durchgerutscht wäre. Genau das habe ich später ausführlicher aufgeschrieben, als es darum ging, wie ich meine Website absichere.
Wer stattdessen eine fremde Datenschutzerklärung kopiert und nur die Platzhalter austauscht, übernimmt am Ende auch fremde Serverstandorte und fremde Tools, die mit der eigenen Website gar nichts zu tun haben. Beim Öffnen der PDF-Vorlagen großer Kanzleien hat mein alter Laptop jedes Mal hörbar zu arbeiten begonnen, so umfangreich waren die Dateien. Trotzdem stand darin nichts zu meinem eigenen Setup.
Datensparsamkeit bedeutet nicht, gar nichts zu fragen
Datensparsamkeit heißt nicht, dass ich gar nichts fragen darf, sondern nur, dass ich für jedes Feld einen Grund brauche, den ich auch aufschreiben kann. Diese Klarheit hat mir übrigens auch an anderer Stelle geholfen: Ich habe danach sogar wieder angefangen, Blog Kommentare wieder zuzulassen, weil ich jetzt weiß, wie ich die Daten dort vernünftig eingrenze.
Ob ich für mein eigenes Angebot überhaupt eigene AGB brauche, ist nochmal eine separate Frage, die ich unabhängig vom Formular für mich geklärt habe. Wer im selben Formular zusätzlich einen Newsletter anbietet, kommt außerdem am Double-Opt-In nicht vorbei, damit die Anmeldung selbst rechtlich sauber bleibt.
Genau an diesem Punkt saß ich, als bei meinem eigenen Test die erste Bestätigungsmail für den Newsletter im Postfach aufploppte, ganz ohne Warnhinweis. Nur eine einzelne Zeile, die mir zeigte: Es funktioniert.
Einmalkauf oder Abo: wonach ich mich richte
Für den ersten Aufbau reicht ein Einmalkauf wie der Schritt-für-Schritt-Generator, den ich weiter oben erwähnt habe, völlig aus. Einmal sauber durch die nötigen Schritte geführt, und danach laufen keine weiteren Kosten mehr. Sobald sich Gesetze aber öfter ändern, als ich das allein nachverfolgen kann, wird ein Abo wie easyRechtssicher interessant, weil dort die Aktualisierung automatisch mitläuft, statt dass ich selbst wieder in die Recherche-Falle tappe.
Manfred, der hier seit meinem allerersten Beitrag mitliest, hat mir kürzlich geschrieben, er wolle sich nicht durch Paragrafen wühlen, sondern in einem Satz wissen, wofür er sich entscheiden soll. Meine Kurzfassung für ihn: Einmalkauf für den einmaligen Aufbau, Abo für die laufende Pflege, und wer beides parallel bräuchte, sollte realistisch abschätzen, wie viele eigene Projekte am Ende wirklich anfallen.
Mein Kontaktformular sammelt heute nur noch, was es wirklich braucht, mit einer Checkbox, die zur Datenschutzerklärung passt, und einem Ablauf, den ich jederzeit erklären kann, ohne ins Stottern zu kommen. Falls du gerade selbst vor einem halbfertigen Formular sitzt und nicht weißt, wo du anfangen sollst: Der DSGVO Schritt-für-Schritt Generator war für mich der Punkt, an dem aus vierzehn offenen Tabs ein einziger geführter Prozess wurde.
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