Warum ich als Solopreneur für jedes Tool einen AV Vertrag brauche

Eigentlich wollte ich nur Texte schreiben. Aber da saß ich nun, spätabends am Schreibtisch, die dritte Tasse kalter Kaffee neben mir, und starrte fassungslos auf eine Liste. Meine Liste. Eine Aufzählung all der "kleinen Helferlein", die ich für meine neue Website im Jahr 2024 so stolz installiert hatte. Da waren das Newsletter-Tool, das Kontaktformular-Plugin, der Terminplaner und sogar ein kleines Analyse-Tool, damit ich sehe, ob überhaupt jemand meine Blogposts liest. Plötzlich waren es 15 Einträge. Und jeder einzelne davon frisst Daten.

Kleiner Hinweis vorab: Diese Seite enthält Affiliate-Links. Wenn du über einen meiner Links kaufst, bekomme ich eine kleine Provision – für dich entstehen keine zusätzlichen Kosten. Ich verlinke hier nur Tools, die ich selbst auf meiner Website im Leipziger Alltag nutze oder intensiv geprüft habe. Wichtig: Ich bin keine Juristin, sondern Texterin. Das hier ist mein Erfahrungsbericht, keine Rechtsberatung. Wenn du unsicher bist, frag bitte bei einem Anwalt oder dem Datenschutzbeauftragten deiner Stadt nach.

An einem regnerischen Novembernachmittag

Der Regen klatschte gegen mein Fenster in Leipzig-Plagwitz, und ich fühlte mich so naiv wie selten zuvor. "Ich bin doch nur eine Texterin", hatte ich mir immer wieder eingeredet. "Wen interessiert schon mein kleiner Blog? Die Hacker jagen doch die großen Fische!" Aber das Problem sind nicht nur die Hacker. Es ist die Bürokratie, die sich wie ein nasser Wollpullover um meine Schultern legte. Bei meiner Recherche stieß ich immer wieder auf diesen einen Begriff: Auftragsverarbeitung, kurz AV.

Ich lernte, dass laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), genauer gesagt in Artikel 28, klipp und klar geregelt ist: Wenn ein Dienstleister für mich personenbezogene Daten verarbeitet (und ja, eine IP-Adresse im Kontaktformular reicht da völlig aus!), dann brauche ich einen Vertrag. Ohne diesen Vertrag ist die Nutzung des Tools rechtlich gesehen ein Verstoß – egal, ob die Daten sicher sind oder nicht. Das ist ein bisschen wie Autofahren ohne Führerschein: Man kann ein super Fahrer sein, aber wenn die Polizei dich anhält, hast du trotzdem ein Problem.

Als ich begriff, dass ich für jedes dieser 15 Tools einen eigenen Vertrag brauchte, bekam ich kurz Panik. In meinem Kopf sah ich mich schon Tausende Euro für Anwälte ausgeben, nur um ein Newsletter-Tool für drei Leser (meine Mutter, meine beste Freundin und ein verwirrter Fremder) rechtssicher zu machen. Ich fühlte mich wie bei meinem ersten Behördengang nach der Selbstständigkeit – völlig verloren im Paragrafendschungel.

Kurz vor der Weihnachtspause

Die Plätzchen dufteten schon aus der Küche, aber ich wühlte mich durch die "Data Processing Addendums" (DPA) von US-amerikanischen Software-Anbietern. Ich dachte drei Wochen lang, dass das Akzeptieren der AGB eines Tools automatisch den AV-Vertrag einschließt, bis ich merkte, dass man ihn oft separat im Untermenü 'Billing' suchen muss. Oder man muss eine PDF herunterladen, digital unterschreiben und an eine kryptische E-Mail-Adresse in Kalifornien schicken.

Ich erinnere mich noch an das trockene, fast brennende Gefühl in den Augen, nachdem ich zwei Stunden lang versucht habe, die englischen Datenschutzbestimmungen eines kleinen Plugins zu übersetzen, nur um herauszufinden, ob sie überhaupt einen AV-Vertrag anbieten. Es war wie das Lesen eines Apothekenbeipackzettels in einer Fremdsprache: Man versteht die Wörter, aber die Bedeutung entwischt einem ständig. Begriffe wie "technisch-organisatorische Maßnahmen" (TOMs) ließen mein Gehirn auf Durchzug schalten. Ich wollte doch nur Texte schreiben, nicht zur Expertin für digitale Sicherheitsarchitektur werden!

In dieser Phase habe ich fast aufgegeben. Ich dachte: "Vielleicht lösche ich einfach alles und schreibe meine Texte wieder mit der Schreibmaschine." Aber dann erinnerte ich mich daran, dass ich meine Website mit easyRechtssicher aufgebaut hatte, um genau diesen Stress zu vermeiden. Ich musste nur einen Weg finden, diese AV-Hürde systematischer anzugehen.

Anfang März

Der Frühling klopfte zaghaft an, aber mein Budget für die Website war nach den ersten Monaten als Solopreneurin eher schmal. In meinem Kopf hämmerte der Satz: 'Wenn ich jetzt für jedes Tool 50 Euro beim Anwalt zahle, kann ich meine Miete diesen Monat vergessen – es muss einen einfacheren Weg geben.' Die Standardtipps in irgendwelchen Foren waren oft so herablassend: "Lass das doch einfach von deiner Rechtsabteilung prüfen." Welche Rechtsabteilung? Ich bin die Geschäftsführung, die Buchhaltung, die IT und die Kaffeekocherin in Personalunion!

Ich wusste, dass ich eine Lösung brauchte, die bezahlbar ist, aber mich nicht nachts wach liegen lässt vor Angst vor Abmahnungen. Ich suchte nach etwas, das mich an die Hand nimmt. Dabei stieß ich auf den DSGVO Schritt-für-Schritt Generator. Was mich sofort ansprach: Es war ein Einmalkauf. Keine weiteren monatlichen Kosten in einer Phase, in der jeder Euro zählt.

Ich las, dass der Anbieter hinter diesen Tools, easyRechtssicher, bereits seit 8 Jahren am Markt ist. Das gab mir ein Gefühl von Sicherheit – das sind keine Eintagsfliegen, die morgen wieder weg sind. Mit einer Refund-Rate von nur 2.72% schienen die anderen Nutzer ja auch ziemlich zufrieden zu sein. Also wagte ich den Schritt. Ich wollte endlich dieses Häkchen an das Thema Datenschutz machen.

Vor etwa drei Wochen

Es war ein Dienstagabend, als ich mich endlich dransetzte. Ich öffnete den Generator und fing an. Anstatt mich mit leeren Word-Dokumenten und englischen Rechtstexten herumzuschlagen, wurde ich durch Fragen geleitet. "Nutzt du dieses Tool?", "Verarbeitest du jene Daten?". Es war fast wie ein Quiz, nur mit weniger Spaß, aber dafür mit viel mehr Erleichterung am Ende.

Ich spürte ein plötzliches Nachlassen der Nackenanspannung, als der Generator mir die fertige Liste der nötigen Schritte ausspuckte und das Chaos in meinem Kopf Struktur bekam. Plötzlich war die Liste der 15 Tools nicht mehr eine Wand aus Problemen, sondern eine Liste von Aufgaben, die ich eine nach der anderen abhakte. Ich wusste jetzt genau: Bei Tool A muss ich in das Menü 'Privacy' klicken, bei Tool B reicht die Bestätigung in den Einstellungen, und für Tool C habe ich jetzt eine Vorlage, was ich denen schreiben muss.

Ich habe in dieser Zeit auch gelernt, dass ich lieber einen Generator nutze, als mich auf veraltete Vorlagen zu verlassen. Gesetze ändern sich, und wer hat schon Zeit, jeden Tag das Bundesgesetzblatt zu lesen? Das Schöne an professionellen Lösungen wie easyRechtssicher ist ja, dass die seit über 8 Jahren genau das für uns machen. Auch ihre AGB-Vorlagen sind seit 8.5 Jahren gereift – das ist fast so lange, wie ich überhaupt weiß, was ein Freelancer ist.

Heute fühlt es sich gut an. Wenn ich jetzt in mein digitales Tagebuch schaue, steht da in fetten Buchstaben: "AV-Verträge erledigt". Es ist ein befreiendes Gefühl, sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren zu können: meine Texte. Die Angst, dass ich wegen eines vergessenen Häkchens in einem Untermenü eines Newsletter-Anbieters meine Existenz riskiere, ist weg.

Wenn du auch gerade an dem Punkt bist, wo dich Begriffe wie 'Auftragsverarbeitung' oder 'TOMs' in den Wahnsinn treiben: Such dir Hilfe, die zu deinem Budget passt. Man muss das Rad nicht neu erfinden und man muss vor allem nicht Jura studiert haben, um eine rechtssichere Website zu betreiben. Der DSGVO Schritt-für-Schritt Generator war für mich der Anker, der mich davor bewahrt hat, das ganze Projekt Website einfach hinzuschmeißen. Und jetzt entschuldigt mich – ich muss einen Blogpost über die besten Cafés in Leipzig schreiben, ganz ohne rechtliche Bauchschmerzen.