50.000 Euro Bußgeld. Diese Zahl stand auf einer Anwalts-FAQ, bei der ich hängenblieb, nachdem ein Kunde nach meiner vollständigen Anschrift gefragt hatte und mir auffiel, dass unter meinen geschäftlichen E-Mails nur „Beste Grüße, Theresa" stand. Kein Name, keine Adresse, keine Telefonnummer – nichts, was mich als Diensteanbieterin erkennbar gemacht hätte. Zwischen Impressumspflicht auf der Website und E-Mail-Recht in der alltäglichen Korrespondenz klafft eine Lücke, die viele Solopreneurinnen und Solopreneure bei ihren Freelancer-Pflichten schlicht übersehen: die eigene E-Mail-Signatur.
Rund um dieses Thema hält sich ein hartnäckiger Mythos in beinahe jeder Freelancer-Community, die ich kenne: Entweder du brauchst als Selbstständige eine komplette Firmensignatur mit Handelsregisternummer, Registergericht und allen Beteiligten – oder du brauchst als „nur" Freiberuflerin überhaupt nichts, weil du ja keine echte Firma bist. Beides stimmt so nicht, und genau diese falsche Entweder-oder-Logik hat mich selbst monatelang gelähmt.
Muss ich als Freelancerin wirklich ein komplettes Impressum in jede E-Mail packen?
Meine Nachbarin Christel aus Gohlis stellte mir genau diese Frage, als sie anfing, ihre Yogastunden online buchbar zu machen. Sie war überzeugt, sie müsste jetzt Geschäftsführer-Angaben und eine Registernummer in jede Bestätigungsmail packen, obwohl sie gar nicht im Handelsregister eingetragen ist. Als ich ihr sagte, das sei einfacher, als es klingt, sackten ihre Schultern sichtlich nach unten.
Der Grund für die Verwirrung liegt im Handelsgesetzbuch. Dort stehen tatsächlich strenge Pflichtangaben für Geschäftsbriefe, aber sie gelten für eingetragene Kaufleute – GmbHs, UGs und die klassischen e.K.-Betriebe mit Handelsregistereintrag.
Die strengen HGB-Regeln gelten nicht für die meisten Freelancer
Wer wie ich als Texterin oder wie Christel als Yogalehrerin ohne Handelsregistereintrag arbeitet, muss keine Geschäftsführernamen, kein Registergericht und keine Handelsregisternummer in die Signatur schreiben. Diese Pflicht betrifft ausschließlich Kaufleute im rechtlichen Sinn, nicht Freiberufler und nicht Kleingewerbetreibende ohne Registereintrag.
Bei mir bahnte sich diese Erkenntnis nur langsam an, ungefähr so langsam wie damals, als ich mein Kontaktformular monatelang ohne Datenschutzhinweis-Checkbox online ließ, weil ich dachte, das würde niemandem auffallen. Es fiel eben nur niemandem negativ auf. Ein Umstand, auf den ich mich besser nicht verlassen hätte.
Aber die Erleichterung über das HGB hat eine Kehrseite: Das Digitale-Dienste-Gesetz, das seit Mai 2024 die Nachfolge des alten Telemediengesetzes angetreten hat, gilt trotzdem für so gut wie jede geschäftliche E-Mail. Wer als Diensteanbieterin auftritt, muss laut § 5 DDG bestimmte Angaben leicht erkennbar und ständig verfügbar halten – unabhängig davon, ob ein Handelsregistereintrag existiert oder nicht.
Welche Freelancer-Pflichten wirklich im Gesetz stehen
Konkret verlangt der Paragraf den vollständigen Vor- und Nachnamen, eine ladungsfähige Anschrift und eine Möglichkeit zur schnellen Kontaktaufnahme, meist die E-Mail-Adresse selbst. Eine Telefonnummer wird in den meisten Auslegungen ebenfalls erwartet, auch wenn ich das Klingeln am liebsten ignoriere.
Wer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, muss sie ebenfalls angeben – erkennbar am Kürzel DE gefolgt von neun Ziffern. Eine normale Steuernummer vom Finanzamt gehört dagegen aus Datenschutzgründen eher nicht in die Signatur, auch wenn viele Freelancer beide Nummern verwechseln und sicherheitshalber gleich alles hineinschreiben.
Miroslav, ein Illustrator aus Chemnitz aus unserer Freelancer-Gruppe, meldet sich dort selten – aber wenn, dann mit genau der Art Frage, die man sich selbst noch nicht gestellt hat. Neulich wollte er wissen, ob seine Steuernummer überhaupt in die Signatur seiner Portfolio-Mails gehört, obwohl er nur gelegentlich Rechnungen an Verlage aus dem EU-Ausland schreibt. Die Antwort war ernüchternd einfach: Ohne USt-IdNr bleibt die Steuernummer besser draußen.
Pack die Basisangaben direkt unter die Grußformel
Ein einzelner Link zum Impressum der eigenen Website reicht in der Signatur oft nicht aus, weil die Angaben laut Gesetz unmittelbar erreichbar sein müssen und nicht erst nach einem zusätzlichen Klick. Die alte Frage 'Brauche ich wirklich ein Impressum?' hat mich damals so beschäftigt, dass ich dachte, ein Verweis auf die passende Website-Seite würde für die E-Mail direkt mit erledigt sein.
Also packte ich am Ende alles direkt unter die Grußformel: vollständiger Name, Anschrift in Leipzig, Telefonnummer und die neunstellige USt-IdNr. Es sieht ein bisschen vollgestopft aus, fast wie ein digitaler Beipackzettel, aber die Angaben stehen jetzt da, wo sie laut Gesetz stehen müssen – direkt in der E-Mail, ohne Umweg über einen Link.
An meinem Schreibtisch unterm hohen Altbaufenster in Plagwitz, mit dem Regal voller beschrifteter Ordner für Behördenpost und Verträge griffbereit daneben, habe ich diese Liste inzwischen so oft abgetippt, dass ich sie im Schlaf aufsagen könnte. Der zweite, ältere Monitor rechts von mir hat meistens noch drei Anwaltsforen offen, falls doch mal eine neue Frage auftaucht.
Nicht jede Recherche fand zuhause statt. Ein Nachmittag in der Stadtbibliothek Leipzig am Wilhelm-Leuschner-Platz, weil mein Router mal wieder streikte, brachte mich schließlich auf die entscheidende Quelle: einen Forenbeitrag eines Fachanwalts, der den Unterschied zwischen HGB-Pflichten und DDG-Pflichten in einem einzigen Absatz klarer erklärte als jede Anwaltsseite zuvor.
Genau so ein Aufatmen hatte ich schon einmal erlebt, als ich nach einem Plugin-Update zufällig in den Seitenquelltext meiner eigenen Website schaute und dort plötzlich kein einziger Google-Fonts-Link mehr auftauchte – ein Kapitel, das an anderer Stelle ausführlicher dokumentiert ist. Bei der E-Mail-Signatur fühlte sich die Erleichterung ganz ähnlich an: ein Häkchen weniger auf der gedanklichen Sorgenliste.
Die E-Mail-Signatur ist am Ende nur ein Puzzlestück von vielen. Meine eigene Datenschutzerklärung, das passende Cookie-Banner, die Grundlagen der DSGVO als Ganzes, das Double-Opt-in für meinen Newsletter, eigene AGB für Aufträge, ein AV-Vertrag mit den Tools, die ich täglich nutze, und selbst eingebettete YouTube-Videos ohne unnötiges Tracking – jedes dieser Themen hat mich an einem anderen Punkt meiner Selbstständigkeit kalt erwischt. Ich habe sogar kurz überlegt, ob sich meine Impressum-Automatisierung auch auf die Signatur übertragen lässt, aber am Ende ging das manuelle Eintragen in die Mail-Einstellungen schneller.
Für alle, die vor derselben E-Mail wie ich damals sitzen, hier die kurze Version ohne Paragraphen-Dschungel: Handelsregisterangaben brauchst du als Freelancerin oder Kleingewerbetreibende nicht, ein Link allein reicht nicht, und Name, Anschrift, Kontaktmöglichkeit sowie eine vorhandene USt-IdNr gehören direkt unter die Grußformel, sobald die Mail einen geschäftlichen Zweck hat. Wer seine gesamte Website-Struktur noch einmal von Grund auf durchgehen will, findet in meinem Bericht darüber, wie ich endlich ein DSGVO konformes Hosting fand, einen guten nächsten Schritt. Der Mythos vom Alles-oder-Nichts bei Freelancer-Pflichten hält sich hartnäckig, aber die tatsächliche Liste ist kürzer, als die meisten befürchten.
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